Rakentajan näkökulmasta etuna on, että rakennushankkeet voidaan valmistella alusta loppuun sähköisesti yhdessä viranomaisten ja muiden rakennusalan ammattilaisten kanssa. Kaikki osapuolet pääsevät seuraaman lupakäsittelyn etenemistä, ja esimerkiksi viranomaisten tekemät kommentit ja muutokset on nähtävillä kaikille reaaliaikaisesti.
– Siinä mielessä tämä helpottaa asioimista, ettei asiakas ole sidottu virastoaukioloaikoihin, vaan lupahakemuksen voi jättää sähköisesti mihin aikaan tahansa, Kaarinan rakennustarkastaja Taina Heinonen kuvailee.
Käytännössä luvanhakijan ei tarvitse välttämättä enää asioida ollenkaan paikan päällä rakennusvalvonnassa.
– Rakennusvalvonnan työhön kuuluu myös rakentamisen valvonta, ja siinä vaiheessa toki kohtaamme asiakkaan myös kasvotusten, Heinonen tarkentaa.
4–8 viikon odotus
Kaarinassa on ollut jo muutaman vuoden meneillään ennennäkemätön rakennusbuumi, joka on kuormittanut rakennusvalvontaa. Rakentamiseen liittyviä lupia on Heinosen mukaan käsitelty keskimäärin 400-500 vuosittain.
Sähköisen lupamenettelyn on odotettu Kaarinassa sujuvoittavan lupaprosesseja ja vapauttavan rakennustarkastajien työaikaa. Tämä mainitaan sekä kaupungin lähettämässä tiedotteessa että joulukuussa kaupunkikehityslautakunnassa olleessa pykälässä.
Ainakaan vielä palvelun käyttöönotolla ei ole ollut vaikutusta lupien käsittelyaikoihin. Rakennuslupaa joutuu odottamaan Kaarinassa tällä hetkellä keskimäärin kuudesta kahdeksaan viikkoa, mikä on kuitenkin esimerkiksi Turkuun verrattuna varsin lyhyt aika.
– Vaikka asiointikanava muuttui, ei meidän työmme muuttunut mitenkään. Siinä mielessä en myöskään usko, että työkuorma radikaalisti vähenee. Palvelu on ollut vasta kuukauden käytössä, ja alkuvaiheessa työaikaa menee jonkin verran myös ihmisten neuvomiseen sen käytössä, Heinonen kommentoi maaliskuussa tehdyssä haastattelussa.
Työntekijän näkökulmasta sähköinen lupamenettely mahdollistaa aiempaa paremmin etätöiden tekemisen, kun kaikki asiakirjat ovat kootusti järjestelmässä.
Käytössä 200 kunnassa
Lupapiste on palvelun toimittajan Cloudpermit Oy:n mukaan käytössä 70 prosentissa kunnista. Heinonen uskoo Kaarinan hyötyvän siitä, että palvelu on jo laajasti käytössä ja monille luvanhakijoille ennestään tuttu.
Palveluun rekisteröidytään ensimmäisellä käyttökerralla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lupapiste ohjaa asioijaa hakemaan kohteen sijainnin kartalta sekä tekemään hakemuksen tai ilmoituksen valitun toimenpiteen pohjalta. Esimerkiksi kiinteistön tiedot saadaan helposti hakemukseen palvelun paikkatietojen avulla.
Ongelmatilanteissa luvanhakijat voivat Heinosen mukaan soittaa rakennusvalvontaan.
Paraisilla sähköinen asiointi lisäsi rakennustarkastajien työtä – ”Asiakkaalle ehdottomasti parannus”
Paraisilla sähköinen rakennuslupa-asiointi on ollut käytössä jo vuodesta 2017. Helmikuussa Paraisilla siirryttiin Lupapisteestä toiseen järjestelmään, Trimblen ePermitiin. Syynä vaihtoon oli johtavan rakennustarkastajan Sanna Simosen mukaan ennen kaikkea hinta.
– Kilpailutimme järjestelmät, ja Trimble oli meidän kaupungillemme huomattavasti edullisempi. Katsoimme myös eduksi, että ePermit on samaa tuoteperhettä kuin Paraisten rakennusvalvonnassa käytössä olevat muut ohjelmat. Toivomme, että yhteys ohjelmien välillä olisi sen ansiosta sujuvampi, Simonen avaa syitä.
Viiden vuoden kokemuksella Simonen sanoo sähköisen lupa-asioinnin olevan asiakkaan kannalta ehdottomasti parannus.
– Se on yksi yhteydenottokanava lisää, jolla meidät voi tavoittaa. Vanhat palvelut eivät ole poistuneet mihinkään, vaan meille voi varata edelleen soittoajan ja sähköpostilla saa kiinni. Lisäksi voi toimia tämän ohjelman kautta, Simonen kuvailee.
Puutteelliset hakemukset työllistävät
Paraisilla voi edelleen hakea lupia myös perinteisesti paperilomakkeella, mutta paperiset hakemukset ovat Simosen mukaan koko ajan vähentyneet. Rakennusluvat ja toimenpideluvat haetaan nykyään pääsääntöisesti sähköisen palvelun kautta. Paperisia hakemuksia toimitetaan enää lähinnä pienemmissä asioissa, kuten puunkaatoluvissa.
– Emme ole missään vaiheessa pakottaneet asiakkaita siirtymään sähköiseen lupamenettelyyn. Ehkä sen takia ei ole myöskään syntynyt vastarintaa, kun he ovat saaneet itse valita. Tänä päivänä sähköinen maailma toimii kuitenkin joutuisammin kuin paperin kiikuttaminen pöydältä toiselle.
Työntekijöiltä sähköiseen lupa-asiointiin siirtyminen on edellyttänyt muuntautumiskykyä ja uuden opettelemista. Sähköinen asiointi helpottaa etätyöskentelyä, mutta lupauksia työajan säästämisestä Simonen ei allekirjoita.
– Sen myötä yhteydenotot ovat jopa lisääntyneet. Sähköisessä maailmassa on ehkä helpompi jättää puolinainen hakemus ja testata, menisikö se läpi.
Keskeneräiset hakemukset työllistävät Simosen mukaan rakennustarkastajia erittäin paljon. Paraisilla käsitellään yli tuhat lupahakemusta vuodessa. Puolet niistä joudutaan palauttamaan ainakin kertaalleen täydennettäväksi, osa useampaan kertaan.
– Tavallaan työntekijä joutuu käsittelemään saman hakemuksen monta kertaa pyytäessään tarkennuksia. Kaikkien lupien käsittelyajat lyhenisivät, jos useammat ihmiset tekisivät lupahakemuksensa kerralla valmiiksi. Ohjeistusta siihen on kyllä hyvin saatavilla.