Ennen edun käyttöönottoa kaupungin on kilpailutettava ja valittava palveluntarjoaja, jonka kautta pyörät hankitaan. Käytännössä etu toimii niin, että työntekijä valitsee itse polkupyörän ja maksaa pyörän leasing-maksun. Työnantaja huolehtii toimisto- ja käsittelykuluista.
Pyörän verotusarvo 100 euroa kuukaudessa sisällytetään palkkaan ja rahapalkka alenee verotusarvon verran. Pyöräetu on verovapaata tuloa 1 200 euroon asti vuosittain. Leasing-ajan pituus riippuu valitun pyörän hinnasta.
Pyöräetu koskee sekä vakituisia että määräaikaisessa työsuhteessa olevia työntekijöitä, joiden työsuhde kestää leasing-ajan. Kaupungin toiveena on, että mahdollisimman moni hyödyntäisi edun, sillä työsuhdepyörä kannustaa liikkumaan, edistää hyvinvointia ja sitä kautta työssäjaksamista. Työsuhdepyöräily tukee myös kaupungin ilmastotavoitteita.
Kaarinan kaupunki on arvioinut, että noin 10–15 prosenttia polkupyöräetuun oikeutetuista työntekijöistä ottaa edun käyttöön, mikä tarkoittaa noin 180 pyörää. Kulut työnantajalle ovat kuukaudessa noin 10–15 euroa per pyörä. Työsuhdepyöräetuun varataan määrärahat vuoden 2024 talousarviosta.